Hitachi i Texans Credit Union pokazują, jak sztuczna inteligencja upraszcza wdrażanie nowych pracowników, zwiększając zaangażowanie i redukując obciążenie administracyjne
W obliczu rosnącej liczby zdalnych i hybrydowych pracowników oraz coraz szybszego tempa zatrudniania, firmy – od korporacji takich jak Hitachi po mniejsze instytucje jak Texans Credit Union – coraz częściej sięgają po AI w procesach onboardingu. Korzyści? Mniej błędów, większe zaangażowanie nowych pracowników i oszczędność dziesiątek godzin dla zespołu HR.
To część szerszego trendu, w którym firmy wdrażają AI do automatyzacji kluczowych, ale rutynowych procesów, takich jak przygotowanie kont, sprzętu czy przekazywanie informacji o procedurach firmowych.
Hitachi: AI onboarding dla setek tysięcy pracowników
Dla globalnego gracza jakim jest Hitachi – zatrudniającego niemal 300 000 osób w USA, Japonii i Europie – onboarding był ogromnym wyzwaniem logistycznym. Proces trwał od 10 do 15 dni i angażował wiele działów, od IT po administrację biurową.
„Naszym głównym problemem były opóźnienia w dostarczaniu narzędzi pracy i brak odpowiedzi na pytania pracowników w czasie rzeczywistym” – mówi Bala Krishnapillai, VP i szef działu IT Hitachi w Amerykach.
W odpowiedzi firma zbudowała wewnętrzny system AI oparty na dużym modelu językowym (LLM), przeszkolony na dokumentach firmowych – od prezentacji PowerPoint po książki pracownicze. AI potrafi odpowiadać na pytania zadawane w języku naturalnym – 24/7, bez udziału człowieka.
Zespół IT we współpracy z HR przeprowadził testy beta w różnych działach, a po spełnieniu KPI i SLA system został wdrożony na szeroką skalę jesienią 2024.
📉 Efekty:
- onboarding skrócony o 4 dni,
- czas pracy HR na osobę zmniejszony z 20 do 12 godzin,
- realna poprawa doświadczenia nowych pracowników.
Texans Credit Union: automatyzacja dostępu i konfiguracji kont
W znacznie mniejszej organizacji – Texans Credit Union – onboarding też sprawiał problemy. Choć biurko było gotowe, to… nowy pracownik nie mógł się nawet zalogować.
„Poświęcaliśmy czas na przygotowanie miejsca pracy, ale zapominaliśmy o dostępie do systemów” – mówi Jenni Short, Chief People Officer w Texans Credit Union.
Firma postanowiła wdrożyć robotic process automation (RPA). Zespół HR (złożony tylko z 5 osób!) nie miał kompetencji technologicznych, ale dział IT zaproponował konkretne rozwiązanie: automatyczne nadawanie dostępów do systemów i kont już przed pierwszym dniem pracy.
Proces wdrożenia trwał 6 miesięcy i opierał się na ścisłej współpracy HR i IT.
📉 Efekty:
- czas przygotowania dostępu skrócony z 15–20 minut do poniżej jednej minuty,
- więcej czasu managerów na realne wsparcie onboardingowe,
- nowi pracownicy mogą od razu skupić się na nauce, a nie walce z logowaniem.
Jak wdrażać AI w onboardingu, by nie spalić tematu?
Ekspertka HR Edie Goldberg (E.L. Goldberg & Associates) podkreśla: AI nie może być wdrażane tylko dla samej technologii. Trzeba zacząć od szczerego zidentyfikowania problemów w obecnym procesie.
„AI to jak świecący gadżet – każdy chce to mieć. Ale najpierw trzeba wiedzieć, co dokładnie chcemy nim rozwiązać” – mówi Krishnapillai z Hitachi.
Dopiero potem można dobrać odpowiednie „smaki AI”:
- generatywne AI (np. ChatGPT) – dobre na start,
- agentowe AI – do bardziej autonomicznych zadań,
- RPA – do szybkiej automatyzacji powtarzalnych czynności.
🔍 Przykładowe procesy idealne do automatyzacji:
- konfiguracja kont e-mail i systemów,
- przypisanie sprzętu i biurka,
- przypomnienia o podpisaniu dokumentów,
- FAQ dostępne 24/7 dla nowicjuszy.
AI = oszczędność w HR, ale wartość w doświadczeniu pracownika
– „Nie chodzi tylko o to, że HR ma mniej roboty. Chodzi o to, by nowy pracownik poczuł się zaopiekowany, miał dostęp do wiedzy i mógł szybciej się wdrożyć” – podsumowuje Goldberg.
I właśnie w tym kontekście AI przestaje być zabawką działu IT, a staje się strategicznym narzędziem budowania doświadczenia pracownika (EX).
Chcesz zautomatyzować onboarding w swojej firmie?
Zacznij od strategii – pomożemy Ci ją zbudować i wdrożyć AI tak, by działało od pierwszego dnia:
🔹 Konsultacja AI dla HR
🔹 Budowa AI asystenta onboardingowego
🔹 Optymalizacja procesów HR i RPA